總經理讓秘書次日九點安排一個會議
:通知到每一個參會人員
,然後秘書自己也參加會議並做好服務
。
一段秘書的做法
:發通知
。用電子郵件或微信發出會議通知
,準備好會議用品
,並參加會議
。
二段秘書的做法
:抓落實
。發出通知後
,通過打電話或微信與需要參會的同誌逐一落實
,確保每個人被及時通知到
。
三段秘書的做法
:重檢查
。通知發出
,落實到人後
,第二天在會前30分鍾提醒需要參會的人員及時參會
,並了解有沒有變動
,如有變動
,及時向總經理匯報
,保證總經理在會前知悉會議缺席情況
,也給總經理確定將缺席的人員是否必須參會留下時間
。
四段秘書的做法
:勤準備
。發通知
,落實到人
,會前通知後
,去測試可能用到的投影
、電腦等工具是否工作正常
,並在會議室的門上貼上小條
:此會議室明天幾點到幾點有會議
。
五段秘書的做法
:細準備
。除以上任務完成以外
,還事先了解了這個會議的性質是什麽
,主要議題是什麽
,然後給參會者發過去與這個議題有關的資料
,供他們參考
。
六段秘書的做法
:做記錄
。除完成以上任務以外
,還在會議過程中詳細做好了會議記錄
。並在允許的情況下
,做了一個錄音備份
。
七段秘書的做法
:發記錄
。除完成以上任務以外
,會後還整理好會議記錄(錄音)給總經理
。然後
,請示總經理是否發給參會人員
,或其他人員
。
八段秘書的做法
:定責任
。除完成以上任務以外
,將會議上確定的各項任務一一落實到相關責任人
。然後
,經當事人確認後
,形成書麵備忘錄
。將備忘錄交給總經理和當事人一人一份
,定期跟蹤各項任務的完成情況
,並及時向總經理匯報
。
九段秘書的做法
:做流程
。把上述過程做成標準化的會議流程
,讓任何一個秘書都可以根據這個流程把會議服務的結果做到九段
,形成不依賴於任何人的會議服務體係
。
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